Polityka Przechowywania Danych

Ostatnia aktualizacja: 24 grudnia 2024

Niniejsza Polityka Przechowywania Danych opisuje zasady, według których Jepelau gromadzi, przechowuje i usuwa dane osobowe oraz inne informacje związane z korzystaniem z naszej platformy edukacyjnej. Celem niniejszego dokumentu jest zapewnienie przejrzystości w zakresie zarządzania danymi oraz poszanowanie praw użytkowników.

1. Zakres stosowania

Niniejsza polityka dotyczy wszystkich danych przetwarzanych przez Jepelau w związku ze świadczeniem usług edukacyjnych, w tym danych uczestników kursów, instruktorów, administratorów kont oraz osób kontaktujących się z nami za pośrednictwem dostępnych kanałów komunikacji.

Polityka obejmuje dane gromadzone przez platformę internetową dostępną pod adresem jepelau.com, a także wszelkie powiązane narzędzia i usługi stanowiące część ekosystemu Jepelau.

2. Kategorie przechowywanych danych

2.1 Dane konta i tożsamości

Dane niezbędne do założenia i utrzymania konta użytkownika, takie jak imię i nazwisko, adres e-mail, dane logowania oraz preferencje konta, są przechowywane przez cały okres aktywności konta. Po zamknięciu konta dane te są usuwane zgodnie z harmonogramem opisanym w sekcji 5.

2.2 Dane dotyczące aktywności edukacyjnej

Informacje związane z uczestnictwem w sesjach, postępami w nauce, wynikami ocen, historią ukończonych kursów oraz interakcjami z instruktorami są przechowywane w celu zapewnienia ciągłości procesu edukacyjnego i personalizacji ścieżki nauczania.

2.3 Dane komunikacyjne

Wiadomości wymieniane za pośrednictwem wewnętrznych narzędzi platformy, w tym korespondencja z instruktorami i obsługą klienta, są przechowywane przez ograniczony okres wskazany w sekcji 4, chyba że przepisy prawa lub uzasadniony interes wymagają dłuższego okresu przechowywania.

2.4 Dane techniczne i dzienniki systemowe

Dane techniczne, takie jak adresy IP, informacje o urządzeniu, dane przeglądarki, znaczniki czasu sesji oraz dzienniki błędów, są gromadzone automatycznie w celach bezpieczeństwa, diagnostycznych i analitycznych.

2.5 Dane finansowe i transakcyjne

Informacje dotyczące płatności, faktur i historii transakcji są przechowywane zgodnie z obowiązującymi wymogami rachunkowymi i podatkowymi. Pełne dane kart płatniczych nie są przechowywane przez Jepelau - przetwarzaniem płatności zajmują się certyfikowani dostawcy zewnętrzni.

3. Podstawy prawne przechowywania danych

Dane osobowe są przechowywane wyłącznie wtedy, gdy istnieje ku temu uzasadniona podstawa prawna, w tym:

• wykonanie umowy zawartej z użytkownikiem lub podjęcie działań na jego żądanie przed zawarciem umowy,
• wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na Jepelau,
• realizacja prawnie uzasadnionych interesów Jepelau, o ile nie przeważają nad nimi interesy lub prawa użytkownika,
• zgoda użytkownika wyrażona w sposób dobrowolny, świadomy i jednoznaczny.

4. Okresy przechowywania danych

4.1 Dane aktywnych kont

Dane użytkowników posiadających aktywne konta na platformie Jepelau są przechowywane przez cały czas trwania relacji z użytkownikiem oraz przez okres niezbędny do świadczenia zamówionych usług.

4.2 Dane po zamknięciu konta

Po zamknięciu lub dezaktywacji konta dane osobowe są przechowywane przez okres do 90 dni, umożliwiając ewentualne przywrócenie konta na żądanie użytkownika. Po upływie tego okresu dane podlegają trwałemu usunięciu lub anonimizacji, chyba że obowiązujące przepisy prawa wymagają ich dalszego przechowywania.

4.3 Dane finansowe i księgowe

Dokumentacja finansowa, w tym faktury i potwierdzenia transakcji, jest przechowywana przez okres wymagany przez właściwe przepisy prawa podatkowego i rachunkowego, który wynosi zazwyczaj od 5 do 7 lat.

4.4 Dzienniki systemowe i dane techniczne

Automatycznie generowane dzienniki systemowe są przechowywane przez okres do 12 miesięcy, po czym są usuwane lub agregowane w formie anonimowej na potrzeby analiz statystycznych.

4.5 Dane komunikacyjne

Wiadomości i korespondencja z obsługą klienta są przechowywane przez okres 24 miesięcy od daty ostatniego kontaktu, chyba że sprawa wymaga dłuższego okresu archiwizacji ze względów prawnych lub bezpieczeństwa.

4.6 Pliki cookie i dane śledzenia

Dane gromadzone za pośrednictwem plików cookie i podobnych technologii są przechowywane zgodnie z harmonogramem określonym w odrębnej Polityce Plików Cookie. Sesyjne pliki cookie są usuwane po zakończeniu sesji przeglądarki, natomiast trwałe pliki cookie wygasają w terminach określonych indywidualnie dla każdego pliku.

5. Procedury usuwania i anonimizacji danych

5.1 Trwałe usuwanie

Dane podlegające usunięciu są trwale wymazywane z systemów Jepelau w sposób uniemożliwiający ich odtworzenie. Proces usuwania obejmuje zarówno dane przechowywane na serwerach produkcyjnych, jak i w kopiach zapasowych, przy czym usunięcie z kopii zapasowych może nastąpić w ciągu do 30 dni od inicjacji procesu usuwania.

5.2 Anonimizacja

W przypadkach, gdy dane są wartościowe dla celów statystycznych lub badawczych, zamiast usunięcia może zostać zastosowana anonimizacja. Dane zanonimizowane nie pozwalają na identyfikację konkretnej osoby i nie podlegają przepisom o ochronie danych osobowych.

5.3 Kopie zapasowe

Kopie zapasowe danych są tworzone regularnie w celu zapewnienia ciągłości działania usług. Dane zawarte w kopiach zapasowych podlegają tym samym zasadom przechowywania co dane operacyjne i są usuwane zgodnie z cyklem rotacji kopii zapasowych.

6. Udostępnianie danych podmiotom trzecim

Jepelau może udostępniać dane osobowe zaufanym podmiotom przetwarzającym dane w jego imieniu, takim jak dostawcy infrastruktury chmurowej, narzędzi analitycznych czy systemów płatności. Podmioty te są zobowiązane do przetwarzania danych wyłącznie zgodnie z instrukcjami Jepelau i nie mogą przechowywać danych dłużej niż jest to konieczne do realizacji powierzonego zadania.

Dane nie są sprzedawane ani udostępniane podmiotom trzecim w celach marketingowych bez wyraźnej zgody użytkownika.

7. Bezpieczeństwo przechowywanych danych

Jepelau stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu ochrony przechowywanych danych przed nieautoryzowanym dostępem, utratą, zniszczeniem lub ujawnieniem. Środki te obejmują między innymi szyfrowanie danych w tranzycie i w spoczynku, kontrolę dostępu opartą na zasadzie minimalnych uprawnień oraz regularne audyty bezpieczeństwa.

8. Prawa użytkowników

Użytkownicy platformy Jepelau mają prawo do:

• dostępu do swoich danych osobowych przechowywanych przez Jepelau,
• sprostowania nieprawidłowych lub niekompletnych danych,
• usunięcia danych, gdy nie istnieje podstawa prawna do ich dalszego przechowywania,
• ograniczenia przetwarzania danych w określonych okolicznościach,
• przenoszenia danych w powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego,
• sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionych interesach,
• wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

Wnioski dotyczące realizacji powyższych praw należy kierować na adres: [email protected]. Jepelau zobowiązuje się do udzielenia odpowiedzi w terminie 30 dni od otrzymania wniosku.

9. Przechowywanie danych nieletnich

Jepelau nie gromadzi świadomie danych osobowych osób poniżej 16. roku życia bez weryfikowalnej zgody rodzica lub opiekuna prawnego. W przypadku stwierdzenia, że dane nieletniego zostały zebrane bez stosownej zgody, zostaną one niezwłocznie usunięte.

10. Zmiany w polityce przechowywania danych

Jepelau zastrzega sobie prawo do aktualizacji niniejszej polityki w dowolnym czasie. O istotnych zmianach użytkownicy zostaną poinformowani za pośrednictwem platformy lub na podany adres e-mail z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem przed wejściem zmian w życie. Dalsze korzystanie z usług po wejściu zmian w życie oznacza ich akceptację.

11. Kontakt

W przypadku pytań dotyczących niniejszej Polityki Przechowywania Danych lub sposobu przetwarzania danych osobowych przez Jepelau, prosimy o kontakt: